آموزش

بسیاری از مدیران جلسه‌هایی را مدیریت می‌کنند که تمام یا بخشی از آنها به صورت مجازی برگزار می‌شود. ممکن است اعضای تیم در هر هفته تنها چند روز در محل کار حضور فیزیکی داشته باشند یا ممکن است تمام حضورشان مجازی باشد و در شهرهای دور یا کشورهای دیگری زندگی کنند یا در محدوده‌ای جغرافیایی باشند که زمان‌شان کاملاً با زمان مدیران فرق دارد.

طوفان فکری آنلاین می‌تواند از طوفان فکری گروهی و رو در رو، سازند‌‌تر و پربارتر باشد. در پژوهشی به دست آمده است که گروه‌هایی که از روش‌های طوفان فکری آنلاین استفاده می‌کنند، به ایده‌های منحصر به فرد و بهتری دست پیدا می‌کنند، نسبت به گروه‌هایی که از رویکردها و روش‌های سنتی طوفان فکری استفاده می‌کنند.

در پژوهش دیگری روشن شد که طوفان فکری آنلاین به رضایت بیشتر و احساس قوی‌‌ برابر بودن در بین اعضا منجر می‌شود. یکی از مزایای اصلی طوفان فکری آنلاین این است که به اعضای تیم که از سایرین کمتر اعتماد به نفس دارند کمک می‌کند ایده‌های خود را بدون احساس فشار و اضطراب از سویی همکاران فعال‌‌تر خود، با دیگران به اشتراک بگذارند.

بسته به ابزاری که استفاده می‌کنید، این کار را می‌توان به‌صورت ناشناس انجام داد و این شیوه افراد را تشویق می‌کند ایده‌های افراطی‌‌تر خود را به اشتراک بگذارند. همچنین بسته به ابزاری که انتخاب می‌کنید، احتمال دارد نیازی نباشد جلسات طوفان فکری را شخصاً هدایت کنید یا از ایده‌ها نت بردارید.

اما مانند همه روش‌های مبتنی وب، ابزارهای طوفان فکری آنلاین وابسته به وجود ارتباط اینترنتی قوی و ثابت هستند. اگر چنین ارتباطی در اختیار نداشته باشید، احتمالاً افراد از مشارکت خودداری خواهند کرد. همچنین ممکن است برای استفاده مؤثر از ابزارهای طوفان فکری آنلاین لازم باشد که آموزش‌ها و خدماتی به کارکنان خود بدهید، به‌ویژه اگر خود مفهوم ابزار آنلاین یا نرم‌افزار برای آنها تازه باشد.

زمانی پیش از شروع جلسات طوفان فکری خود اختصاص دهید به اینکه مشخص کنید کلاً چگونه باید از این روش استفاده کنید یا یکی از همکاران بخش ‌ای‌تی خود را به کار بگیرید تا در کنار شما باشد و در صورت بروز مشکل، آن را برطرف نماید.

ابزارهای طوفان فکری آنلاین

ابزارهای بسیار ساده و مؤثری برای جلسات طوفان فکری آنلاین وجود دارند. می‌توانید از توصیه‌های زیر استفاده کنید تا ابزاری را که از همه برای نیازهای تیم شما مناسب‌‌تر است انتخاب کنید.

گوگل درایو

یکی از ساده‌‌ترین ابزار‌های طوفان فکری آنلاین، گوگل درایو (Google Drive) است. برای انجام طوفان فکری به کمک آن باید یک فایل صفحه گسترده یا متنی ایجاد کنید یا یک متن موجود را بارگذاری کنید. برای انجام این کار نیاز است که یک حساب کاربری ایجاد کنید، اما همکاران شما برای دسترسی به این فایل لازم نیست حساب کاربری داشته باشند.

لازم است سند مورد نظر را با همه کسانی که به آن دسترسی خواهند داشت به اشتراک بگذارید. سپس از طریق گوگل درایو یک دعوت‌نامه برای هر کسی که می‌خواهید به این سند دسترسی داشته باشد، بفرستید. آنها خواهند توانست که همزمان یا در زمانی که برای آنها مناسب است، به این سند دسترسی پیدا کنند و اگر در مورد آن نظری داشته باشند، به محض اینکه نظر خود را اعلام کنند بر روی آن سند درج خواهد شد و شما می‌توانید آن را ببینید.

اعضای تیم شما می‌توانند ایده‌های خود را با قرار دادن کامنت در متن اعلام کنند. برای این کار لازم است آنها بر دکمه «کامنت» بر نوار ابزار خود کلیک کنند. یا می‌توانند متن را مستقیماً در خود سند قرار دهند. هر تغییری همراه با نام نویسنده آن که به‌صورت برچسبی درآمده، نمایش داده خواهد شد و گوگل درایو به‌صورت خودکار همه تغییرات را ذخیره خواهد کرد.

یک مزیت این رویکرد این است که لازم نیست همه همزمان حضور داشته باشند. یک جلسه طوفان فکری می‌تواند چند روز به طول بینجامد تا افرادی که در محدوده‌های زمانی مختلفی قرار دادند، بتوانند ورودی‌های مکرری به آن اضافه کنند.

پیام مستقیم / چت

یک چت، یک پیام‌رسان فوری یا یک پلتفرم چت نیز روشی مؤثر برای طوفان فکری الکترونیکی است، اگر همه اعضای تیم شما همزمان آنلاین باشند. تنها کاری که باید بکنید این است که آنها را به یک گروه چت با یک موضوع خاص و در یک زمان خاص دعوت کنید. بسته به خدماتی که مورد استفاده قرار می‌دهید، شاید بتوانید از چت خود برای مراجعه‌های بعدی رونوشتی ذخیره کنید یا از آن برای ارسال فایل و لینک‌های ارتباطی استفاده کنید.

پلتفرم‌های ابری

برخی شرکت‌ها از پلتفرم‌های طوفان فکری الکترونیکی بیرون از سازمان خود استفاده می‌کنند که به آنها کمک می‌کند مشارکت تیم‌ها را از راه دور کنترل کنند. مزیت این پلتفرم‌ها این است که بسیاری از آنها قالب‌‌های از پیش آماده و ابزارهایی در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید ایده‌های خود را تولید و آنها را دسته‌بندی کنید.

برای مثال، استورم‌برد (Stormboard) پلتفرمی است که به شما اجازه می‌دهد ویدیوها را به اشتراک بگذارید، ایده‌ها را اولویت‌بندی کنید، برای نظرات رأی‌گیری کنید و گزارش‌هایی درباره فعالیت‌های گروه و افکار و ایده‌های نهایی تهیه کنید. دسترسی به این ابزار رایگان است و در سایت آن یک اپلیکیشن موبایلی نیز قرار دارد.

مایند۴۲ (Mind42) پلتفرم ابری رایگان دیگری است که به شما کمک می‌کند نقشه ذهنی گروهی تیم خود را ترسیم کنید.

نکته یک

ابزار‌های آنلاین دیگری نیز وجود دارند که شما می‌توانید برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها با همکاران خود از آنها استفاده کنید. کنفرانس ویدیویی آنلاین هنگامی بسیار مفید خواهد بود که لازم است یک گفتگو را ثبت و ضبط کنید. اما هنگامی که افراد در زمان‌های مختلف آنلاین هستند، لازم است از رویکردهای دیگری استفاده کنید.

اسکایپ (Skype) نیز برای گرد هم آوردن تیم‌های مختلف و گفتگوی آنها ابزاری مناسب است. در اسکایپ شما می‌توانید در صورت نیاز با ده نفر یا بیشتر تماس‌های تلفنی گروهی برقرار کنید.

نکته دو

اگر در جلسات طوفان فکری آنلاین محتواهای محرمانه را مورد بحث قرار می‌دهید، از بخش ‌ای‌تی خود بخواهید تا بررسی کنند که آیا پلتفرمی که از آن استفاده می‌کنید از نظر امنیتی مطمئن است یا خیر.

غلبه بر حجم بیش از حد اطلاعات

طوفان فکری آنلاین می‌‌تواند به توده شدن حجم عظیمی از اطلاعات منجر شود. اعضای تیم ممکن است گاه و بی‌گاه به علت حجم زیاد اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته می‌شود، به‌خصوص در مواقعی که گروه‌ها بزرگ یا اعضای آنها بسیار فعال هستند، خسته و درمانده شوند.

یک راه برای مقابله با این مشکل آن است که از روش‌هایی استفاده کنید که ورود جریان ایده‌ها را کنترل می‌کند. این کار به هر یک از اعضای تیم شما زمان بیشتری می‌دهد تا چیزهایی را که خوانده بررسی کند و زمان بیشتری خواهد داشت تا  بر اساس اطلاعات جدید ایده‌هایی بیافریند.

ابزارهای مانند گوگل درایو در اینجا نیز مفید خواهند بود و کاربران می‌توانند به‌طور مستقل و هر زمان که خواستند به آن وارد شوند. همچنین می‌توانید از یک مدیر جلسه استفاده کنید تا سرعت تولید داده‌ها و ایده‌ها را کنترل کنید.

نکات کلیدی

ابزار‌های مفید بسیاری وجود دارند که مدیران تیم‌های مجازی می‌توانند از آنها برای مدیریت جلسات طوفان فکری آنلاین استفاده کنند. روش طوفان فکری آنلاین اگر به‌طور مؤثر مورد استفاده قرار بگیرد، می‌تواند باعث ایجاد ایده‌های ریشه‌ای بشود، خجالتی‌‌ترین اعضای تیم را وادار به بحث کند و به‌طور خودکار همه ایده‌ها را در یک جا جمع کند.

اما این خطر نیز وجود دارد که افراد با حجم زیاد اطلاعات منکوب شوند. شما می‌توانید با استفاده از ابزارهایی که در آنها اعضای تیم بتوانند به‌طور مستقل به محتوا دسترسی پیدا می‌کنند یا با استفاده از یک مربی برای هدایت جلسات، به این مشکل غلبه کنید.